Up hình Đóng gói · Phiếu xác nhận · QC duyệt

Hướng dẫn từng bước cho nhân viên hiện trường (app EMP) và bộ phận QC (CRM) · Cập nhật 2026-08-01 · v1.0

i Giới thiệu

Tài liệu này hướng dẫn 3 thao tác hay dùng nhất trong luồng nghiệm thu hình:

  1. Nhân viên vận chuyển up hình Trước đóng gói và Sau đóng gói trên app nhân viên (EMP).
  2. Trưởng nhóm (Lead) up hình Phiếu xác nhận có chữ ký khách hàng.
  3. Bộ phận QC mở ticket trên CRM để duyệt từng hình ✓ Đạt / ✕ Không đạt.
Vì sao phải up đủ hình? Hình là minh chứng công việc tại hiện trường — QC kiểm tra từ xa, khách khiếu nại có căn cứ đối chiếu, và bộ phận chấm công dùng kết quả QC để xác minh chấm công / tính lương (mỗi hình lưu kèm người up + đơn hàng + thời điểm).

1 Up hình Trước / Sau đóng gói (app EMP)

Áp dụng cho nhân viên vận chuyển. Bộ hình gồm 3 hạng mục, chụp theo đúng thời điểm:

Hạng mụcChụp lúc nàoCần thấy gì trong hình
Trước đóng góiVừa đến nơi, chưa đụng vào đồHiện trạng đồ đạc ban đầu của khách (toàn cảnh từng khu vực)
Sau đóng góiĐóng thùng / quấn màng xong, trước khi khuân lên xeĐồ đã vào thùng, dán băng keo, quấn màng gọn gàng
Sau sắp xếpHoàn thiện tại điểm đếnĐồ đã sắp xếp đúng vị trí theo yêu cầu khách

Các bước thực hiện

  1. Mở app nhân viên (EMP) → vào đơn đang làm → mở ticket của đơn (mục Yêu cầu hỗ trợ).
  2. Kéo xuống thẻ "Hình nghiệm thu" — các ô hạng mục nằm ngang trên một hàng.
    3. Thẻ hình nghiệm thu trong ticketThẻ "Hình nghiệm thu" trong ticket trên app EMP
  3. Bấm ô viền đứt nét "Trước đóng gói" → máy mở camera (hoặc chọn từ thư viện) → chọn được nhiều hình cùng lúc.
  4. Hình tự lưu ngay, không cần bấm nút gửi. Up xong thấy hình hiện trong ô kèm dấu ✓ xám (chờ QC).
  5. Đóng gói xong → lặp lại với ô "Sau đóng gói". Đến nơi sắp xếp xong → up tiếp "Sau sắp xếp".
    6. Upload hình nghiệm thuBấm vào ô hạng mục để chụp / chọn hình
Up đúng ô! Hình trước đóng gói bỏ vào ô "Trước đóng gói", hình sau đóng gói vào ô "Sau đóng gói" — up nhầm ô sẽ bị QC chấm Không đạt và phải up lại. Mỗi tệp tối đa 10MB.

2 Up hình Phiếu xác nhận (Trưởng nhóm)

Chỉ Trưởng nhóm (Lead) thấy 2 ô này trong thẻ "Hình nghiệm thu": Phiếu xác nhận và Hình nhóm. Trưởng nhóm là người được gán Phụ trách chính của ticket hoặc thành viên có vai trò ⭐ Phụ trách.

Upload hình xác nhận đơn hàngBấm vào ô chọn up hình xác nhận đơn hàng
  • Hoàn tất công việc → đưa phiếu xác nhận cho khách ký tên.
  • Mở ticket của đơn trên app EMP → thẻ "Hình nghiệm thu" → bấm ô "Phiếu xác nhận".
  • Chụp phiếu thẳng góc, đủ 4 mép giấy, chữ ký và các mục tick rõ ràng. Phiếu 2 mặt / nhiều tờ thì chụp đủ từng tờ (chọn nhiều hình cùng lúc được).
  • Up thêm "Hình nhóm": cả nhóm tại hiện trường sau khi hoàn thành.
    • Mẹo: Chụp phiếu ngay khi khách vừa ký, đừng để về xe mới chụp — thiếu sáng, giấy nhăn dễ bị chấm Không đạt. Phiếu xác nhận là căn cứ quyết toán đơn nên bắt buộc phải có.

    3 Chuẩn hình hợp lệ (để không bị chấm rớt)

    QC chấm rớt nhiều nhất vì 3 lý do sau — đây cũng là các tag lý do có sẵn khi QC bấm Không đạt:

    Hình không đúng chuẩn Hình không có logo Worktime Hình không rõ nét

    • Chụp bằng app có logo Worktime (watermark giờ chụp) — hình lấy từ thư viện không có logo sẽ bị rớt.
    • Rõ nét, đủ sáng — không rung tay, không ngược sáng; thiếu sáng thì bật đèn flash.
    • Đúng nội dung hạng mục — toàn cảnh trước, cận cảnh sau; hình phải thể hiện được khối lượng công việc.

    Hình mẫu ĐẠT chuẩn (bấm vào hình để xem lớn / lướt album)

    Cả 4 hình đều chụp bằng app có watermark Timemark/Worktime: giờ chụp, ngày, địa chỉ và tên người chụp hiện rõ trên hình.

    Hình mẫu trước đóng gói
    Trước đóng gói — hiện trạng đồ đạc
    Hình mẫu sau đóng gói
    Sau đóng gói — quấn màng, gọn gàng
    Hình mẫu phiếu xác nhận
    Phiếu xác nhận — đủ 4 mép, có chữ ký
    Hình mẫu kiểm tra thiết bị
    Kiểm tra thiết bị tại hiện trường
    Hình mẫu nhóm đạt chuẩn
    Kiểm tra thiết bị tại hiện trường

    4 Trạng thái hình sau khi up

    Hiển thịTrạng tháiViệc cần làm
    ✓ viền xámChờ QCKhông cần làm gì — đợi QC duyệt
    ✓ viền xanhĐạtXong hạng mục này
    ✕ viền đỏKhông đạtBấm vào hình xem lý do → chụp lại theo yêu cầu → up hình mới vào cùng hạng mục (hình cũ vẫn lưu để đối chiếu)

    5 QC duyệt hình trong Ticket (trên CRM)

    1. Mở CRM → Tickets → mở ticket của đơn cần kiểm tra.
    2. Thẻ "📷 Hình nghiệm thu" hiển thị toàn bộ hình của ticket, gom theo người up; dưới mỗi hình có nhãn hạng mục (VC — Trước đóng gói, Lead — Phiếu xác nhận…). Viền hình thể hiện trạng thái: xám chờ chấm, xanh đạt, đỏ không đạt.
    3. Bấm hình để phóng to — trong khung xem lớn cũng có sẵn 2 nút chấm ngay trên chú thích hình.
    4. Bấm ✓ Đạt → lưu ngay, không cần nhập gì thêm.
    5. Bấm ✕ Không đạt → hiện hộp thoại lý do:
      • Bấm chọn tag lý do có sẵn (chọn được nhiều tag, bấm lại để bỏ): Hình không đúng chuẩn · Hình không có logo Worktime · Hình không rõ nét.
      • Hoặc gõ lý do tự do vào ô nhập. Lý do là bắt buộc — ghi rõ để nhân viên biết cần chụp lại gì.
    6. Kết quả chấm được tự động đăng vào Nội dung trao đổi của ticket (kèm chính hình được chấm) — nhân viên và quản lý đều thấy: "✅ … đã duyệt ĐẠT hình…" hoặc "❌ … chấm KHÔNG ĐẠT hình… — Lý do: …".
    7. Chấm nhầm? Bấm lại nút còn lại để đổi Đạt ↔ Không đạt bất cứ lúc nào.
    Quyền QC: Chỉ tài khoản nằm trong danh sách QC (cấu hình trên hệ thống) mới thấy nút ✓ / ✕. Người không có quyền vẫn xem được hình và trạng thái. Không thấy nút chấm → liên hệ quản trị để được thêm vào danh sách QC.
    Theo dõi nhanh: Trong thẻ Thành viên của ticket, cạnh tên mỗi người có dãy thumbnail hình người đó đã up với viền màu theo kết quả QC — nhìn một dòng biết ngay ai up đủ, ai còn thiếu, hình nào bị rớt.

    6 Câu hỏi thường gặp

    Không thấy ô "Trước đóng gói / Sau đóng gói"?
    Ô upload hiện theo bộ phận — bạn phải thuộc bộ phận Vận chuyển. Tài xế thấy bộ ô riêng (Bắt đầu / Giữa chuyến / Trước khi đóng cửa), điện lạnh thấy Trước / Sau tháo lắp.

    Không thấy ô "Phiếu xác nhận"?
    Chỉ Trưởng nhóm (Phụ trách chính của ticket) mới thấy. Nếu bạn là trưởng nhóm mà không thấy, báo điều hành kiểm tra lại phân công trên ticket.

    Up nhầm hạng mục thì sao?
    Up lại hình vào đúng hạng mục và báo QC chấm Không đạt hình nhầm kèm ghi chú "up nhầm hạng mục".

    Hình bị chấm Không đạt thì làm gì?
    Bấm vào hình xem lý do QC ghi → chụp lại theo đúng yêu cầu → up hình mới vào cùng hạng mục. Không xoá được hình cũ — hệ thống giữ để đối chiếu.

    Nhiều nhân viên cùng đơn có up chung được không?
    Được — mỗi người up phần của mình, hệ thống ghi nhận riêng từng người (hình của ai tính chấm công cho người đó).

    QC không thấy nút ✓ / ✕?
    Tài khoản chưa được cấp quyền QC — liên hệ quản trị để thêm vào danh sách người QC.