Hướng dẫn — Tài chính kế toán

i Trang này để làm gì?

Trang Tài chính (/v2/accounting/finance) trả lời một câu hỏi duy nhất:

"Công ty đang có bao nhiêu tiền, và tiền đó đang nằm ở đâu?"

Trước đây hệ thống có phiếu thu, phiếu chi nhưng rời rạc — biết thu bao nhiêu, chi bao nhiêu, nhưng không biết tài khoản ACB còn bao nhiêu, két tiền mặt còn bao nhiêu. Trang này gom các phiếu đó lại theo từng "túi tiền" để ra số dư của từng túi.

Ai dùng? Kế toán (phòng 1), Kế toán trưởng, Giám đốc, admin. Cài đặt quỹ và duyệt điều chỉnh kiểm quỹ: chỉ Giám đốc / Kế toán trưởng / admin.

A 5 khái niệm cần nắm

Từ	Nghĩa đời thường	Ví dụ
Quỹ	Một "túi tiền" thật sự đang giữ tiền của công ty	Tài khoản ACB, tài khoản VPBank, két tiền mặt văn phòng
Đầu kỳ	Tiền có trong túi lúc bắt đầu khoảng thời gian đang xem	Xem tháng 10 → đầu kỳ = số dư sáng 01/10
Thu / Chi trong kỳ	Tiền vào / ra túi trong khoảng đó	Khách chuyển khoản 5 triệu (thu), trả lương 3 triệu (chi)
Cuối kỳ	Tiền còn lại ở cuối khoảng thời gian	100 + 5 − 3 = 102 triệu
Sổ quỹ	Danh sách từng dòng tiền vào / ra của một túi, có cột Tồn chạy theo từng dòng	Giống sao kê ngân hàng

Cả trang chỉ xoay quanh một công thức:

Cuối kỳ = Đầu kỳ + Thu − Chi + Chuyển đến − Chuyển đi − Phí ± Điều chỉnh Chuyển đến / đi = chuyển tiền giữa các quỹ của chính công ty · Phí = phí chuyển khoản · Điều chỉnh = từ kiểm quỹ

B Tiền tự vào sổ thế nào (không phải nhập lại)

Trang không bắt nhập lại — tự lấy từ phiếu thu / phiếu chi đã có:

Chỉ tính phiếu "Đã thanh toán"

Lấy theo ngày thanh toán trên phiếu. Phiếu chờ duyệt / chưa thanh toán chưa tính.

Phiếu thu

Tiền mặt → vào quỹ Tiền mặt.
Chuyển khoản → vào đúng quỹ ngân hàng theo tài khoản nhận trên phiếu (nhận vào ACB → quỹ ACB).

Phiếu chi

Ra khỏi quỹ chọn ở ô Chi từ quỹ trên phiếu chi.
Chưa chọn quỹ → hệ thống tạm tính: chi tiền mặt trừ vào Tiền mặt, chi chuyển khoản trừ vào quỹ đặt làm mặc định "Chi CK". Dòng tạm tính có nhãn vàng tạm tính để kế toán gán lại cho đúng.

1 Tab Tổng quan

Mỗi quỹ 1 thẻ: đầu kỳ · thu · chi · cuối kỳ + lần kiểm quỹ gần nhất.
Biểu đồ thu – chi theo ngày và tiền cuối kỳ theo quỹ.
Cảnh báo số phiếu chi chưa chọn quỹ trong kỳ.
Chọn kỳ ở đầu trang: Hôm nay / Tuần này / Tháng này / Tháng trước / Quý này / Năm nay / Tuỳ chọn…, hoặc bấm ‹ › để lùi / tới.

2 Tab Sổ quỹ — xem từng dòng tiền của 1 quỹ

Chọn quỹ ở hàng chip đầu tab.
Chip lọc: Tất cả / Thu / Chi / Chuyển–điều chỉnh / Tạm tính. Ô tìm: mã phiếu, nội dung, tên khách, mã đơn.
Ô "Thu trong kỳ" / "Chi trong kỳ" luôn là tổng cả kỳ. Đang lọc thì có thêm dòng nhỏ "… dòng đang xem" — không phải đang tải.
Gán quỹ hàng loạt: tick các phiếu chi "tạm tính" → bấm Gán quỹ → chọn quỹ đúng.
Nhãn ĐH 213314 trong dòng → bấm để xem nhanh đơn; trong popup có nút mở form đơn.
Excel — xuất sổ quỹ đang xem.
PT#81650 = Phiếu thu số 81650 chưa có mã riêng. Phiếu chi chưa có mã hiện #Id.

3 Tab Chuyển quỹ — tiền đổi chỗ, không phải thu / chi

Dùng khi tiền đi từ túi này sang túi kia của chính công ty: rút ACB về két, nộp tiền mặt vào VPBank, chuyển ACB → VPBank.

Đừng tạo phiếu thu / phiếu chi cho việc chuyển quỹ. Tổng tiền công ty không đổi — chỉ đổi chỗ. Làm phiếu thu/chi sẽ làm báo cáo thu – chi bị phồng lên.

Nhập Từ quỹ · Đến quỹ · Ngày giờ · Số tiền, thêm Phí chuyển nếu ngân hàng thu phí — phí trừ thêm ở quỹ gửi (tiền mất thật).
Ghi sai: mở lại để sửa hoặc xoá — sổ tự tính lại.

Ví dụ: rút 20 triệu từ ACB về két, phí 11.000đ → ACB −20.011.000, Tiền mặt +20.000.000. Thu / chi của công ty không đổi.

4 Tab Kiểm quỹ — đối chiếu sổ với thực tế

Nhập số thực tế (tiền đếm trong két, hoặc số dư trên app / sao kê ngân hàng) tại một thời điểm. Hệ thống tự tính số trên sổ đến đúng lúc đó và báo chênh lệch = thực tế − sổ.

Kết quả	Làm gì
Khớp (lệch 0)	Xong — sổ đúng.
Lệch, tìm ra nguyên nhân rõ (phí SMS, lãi không kỳ hạn…)	Giám đốc / Kế toán trưởng chọn Chấp nhận điều chỉnh → sổ cộng / trừ phần lệch, ghi lý do.
Lệch chưa rõ	Chọn Để kiểm tra → chưa đụng sổ, tìm phiếu sót (phiếu chưa duyệt, sai quỹ, quên ghi chuyển quỹ…).

Ví dụ: sổ ACB cuối tháng 102.000.000, app ngân hàng 101.950.000 → lệch −50.000. Sao kê thấy là phí SMS → ghi lý do "Phí SMS tháng 10", Chấp nhận điều chỉnh → sổ thành 101.950.000, khớp ngân hàng.

5 Tab Cài đặt quỹ (chỉ quản lý thấy)

Ô	Ý nghĩa
Tên · Loại	Ngân hàng / Tiền mặt / Ví điện tử / Khác.
Mã NH · Số TK	Để nhận ra tài khoản.
Nhận phiếu thu của tài khoản	Phiếu thu chuyển khoản vào tài khoản nào (ACB / VPB…) thì tự vào quỹ này.
Số dư đầu kỳ · Tính từ ngày	Điểm xuất phát của quỹ — xem mục quan trọng.
Mặc định cho	Quỹ nhận: thu tiền mặt · chi tiền mặt · thu CK không rõ tài khoản · chi CK chưa chọn quỹ (tạm tính).
Người được xem	Trống = ai có quyền trang đều xem. Ghi tên = chỉ những người đó thấy số quỹ này (vd quỹ riêng của Giám đốc).
Đang dùng	Quỹ đã có phát sinh thì chỉ ẩn được, không xoá — để giữ đúng số dư cũ.

! Số dư đầu kỳ — điều quan trọng nhất

Mọi con số đều cộng dồn từ số dư đầu kỳ + ngày bắt đầu trong Cài đặt. Đặt sai → cuối kỳ sai theo.

Chọn 1 ngày làm mốc

Ví dụ 01/10/2026. Nên là đầu tháng.

Lấy số dư THẬT đúng sáng ngày đó

Sao kê ngân hàng cuối ngày hôm trước (30/09) cho từng tài khoản; đếm két tiền mặt.

Nhập vào "Số dư đầu kỳ" + "Tính từ ngày"

Chỉ phiếu từ ngày đó trở đi mới được cộng vào quỹ.

Cuối kỳ ra số âm? Gần như chắc 1 trong 3 lý do:

Số dư đầu kỳ đặt thấp hơn thực tế.
Nhiều phiếu chi tạm tính dồn vào 1 quỹ mặc định trong khi thật ra chi từ quỹ khác.
Có khoản tiền vào (khách chuyển, rút ngân hàng về két) chưa có phiếu hoặc chưa ghi chuyển quỹ.

Cách xử lý nhanh: kiểm quỹ 1 lần với số thật → chênh lệch cho biết sổ đang thiếu bao nhiêu → lần ngược trong Sổ quỹ.

✓ Công việc thực tế của kế toán

Khi nào	Làm gì
Mỗi khi lập phiếu chi	Chọn luôn ô Chi từ quỹ.
Cuối ngày (5 phút)	Sổ quỹ → chip Tạm tính → gán quỹ cho phiếu còn sót. Có rút / nộp / chuyển tiền giữa tài khoản công ty → ghi ở Chuyển quỹ.
Cuối tuần / cuối tháng	Lấy số dư ACB, VPBank trên app; đếm két → Kiểm quỹ từng quỹ. Lệch thì tìm phiếu sót, có lý do rõ thì Chấp nhận điều chỉnh.

? Câu hỏi thường gặp

Chuyển tiền từ ACB về két sao không hiện ở Thu / Chi?

Vì tiền công ty không tăng / giảm, chỉ đổi chỗ — nằm ở cột chuyển đến / chuyển đi.

Phiếu chờ duyệt có tính vào quỹ không?

Không. Chỉ phiếu Đã thanh toán, theo ngày thanh toán.

Ô Thu hiện 0 dù tháng có thu tiền?

Đang bật chip lọc (vd chỉ xem Chi) hoặc có chữ trong ô tìm. Ô tổng luôn là cả kỳ; dòng nhỏ "… dòng đang xem" mới là phần đang lọc.

Xoá chuyển quỹ / kiểm quỹ được không?

Được — sổ tự tính lại. Nên ghi rõ lý do để người sau hiểu.

Phiếu thu chuyển khoản vào sai quỹ?

Kiểm tra ô tài khoản nhận trên phiếu thu, và ô Nhận phiếu thu của tài khoản trong Cài đặt quỹ.

Trang có lãi / lỗ, công nợ chưa?

Chưa. Đây là giai đoạn 1 — tiền đang ở đâu. Ký quỹ / công nợ là giai đoạn 2; lãi lỗ, khoá sổ là giai đoạn 3.