Hướng dẫn — Phiếu chi — VietnamMoving CRM

i Giới thiệu

Phiếu chi ghi nhận khoản tiền công ty chi ra: thanh toán cho khách (trả cọc, hoàn tiền), nhà cung cấp, nhân viên (lương/tạm ứng/công tác phí), đối tác (hoa hồng, chiết khấu) hoặc các khoản chi khác.

Phân biệt với Phiếu đề xuất chi (PDXC) PDXC là đề xuất chi tiền — chưa thực hiện, cần phê duyệt. Phiếu chi là thực hiện chi tiền — đã rút khỏi quỹ/tài khoản công ty. Một PDXC sau khi duyệt sẽ tạo ra phiếu chi tương ứng.

Ai tạo phiếu chi? Kế toán hoặc người được uỷ quyền chi tiền. Mỗi phiếu phải có kế toán phụ trách (staffId).

→ Luồng nghiệp vụ

Chưa TT → Đã TT → Đã đối soát

Phiếu mẫu Template không tính vào số liệu chi thực tế — chỉ là khuôn để clone.

Một phiếu chi điển hình đi qua các bước:

Tạo phiếu — kế toán nhập đầy đủ thông tin chi, đính kèm chứng từ.
Chuyển tiền — qua ngân hàng (sinh QR) hoặc rút tiền mặt theo phiếu.
Cập nhật "Đã thanh toán" — sau khi chuyển thành công, upload chứng từ chuyển khoản.
Đính kèm hoá đơn VAT (nếu có) — bên nhận phát hành hoá đơn → upload vào phiếu.
Đối soát cuối kỳ — đối chiếu với sao kê ngân hàng.

1 Tạo phiếu chi mới

Bấm nút vàng trên toolbar (cạnh nút In) — modal Phiếu Chi hiện ra.

Thông tin cơ bản

Ngày thanh toán (bắt buộc) — datetime-local, mặc định thời điểm tạo.
Hình thức thanh toán — Tiền mặt / Chuyển khoản. Khi chọn "Chuyển khoản" sẽ hiện ô "Tài khoản ngân hàng nhận".
Nhóm loại + Loại thanh toán — chọn nhóm trước (Thường xuyên / Lương / Vận chuyển...), Loại lọc theo nhóm.
Số tiền (bắt buộc) — tự format dấu chấm phân cách (vd: 6.000.000 đ). Gõ chữ số liên tục, hệ thống tự chèn dấu.

Tài khoản ngân hàng người nhận

Nội dung chuyển khoản — VD: "TT lương T05/2026 NV Nguyen Van A". Hạn chế dấu để VietQR đọc đúng.
Tên tài khoản — họ tên chủ TK theo CMND.
Số tài khoản — STK nhận.
Ngân hàng — chọn từ dropdown (VCB / TCB / MB / ACB / VPB...).

QR Code thanh toán

Bấm nút Tạo QR Code thanh toán. Nếu đủ thông tin (Ngân hàng + STK + Số tiền + Tên TK) → QR hiện ra. Bấm vào ảnh QR để phóng to. Xem chi tiết phần QR.

Đối tượng nhận tiền

Chọn Đối tượng (Khách hàng / NCC / Nhân viên / Đối tác / Khác). UI tự hiện ô input phù hợp. Xem phần Đối tượng.

Hoá đơn VAT (tuỳ chọn)

Tick "Có VAT" để hiện ô Ngày trả hoá đơn + upload file hoá đơn. Mặc định ngày trả là cuối tháng tạo phiếu.

Kế toán phụ trách

Mặc định = user đang đăng nhập. Có thể chọn người khác nếu thay mặt tạo phiếu.

File đính kèm + Ghi chú

File chứng từ: hợp đồng, biên nhận, ảnh chữ ký...
File hoá đơn VAT: upload sau khi bên nhận xuất hoá đơn.
Ghi chú: mọi thông tin bổ sung cần lưu.

Tuỳ chọn nâng cao

☑ Lưu mẫu định kỳ — phiếu này thành template (vd lương tháng, tiền thuê nhà). Nhập tên mẫu để dễ tìm.
☑ Tạo phiếu cho kỳ tiếp — sau khi lưu phiếu này, tự sinh ngay phiếu mới với ngày = dateNextPay bạn chọn.

Lưu phiếu

Bấm Lưu. Phiếu vào trạng thái Chưa thanh toán. Khi đã chuyển tiền xong → sửa thành Đã thanh toán.

Kiểm tra kỹ trước khi lưu Số tiền sai dấu chấm phẩy → mất rất lớn. Tên TK + STK + Ngân hàng phải khớp 100% mới chuyển được tiền.

📱 Tạo QR thanh toán

QR Code dùng API VietQR tạo mã QR chuyển khoản chuẩn NAPAS. Mở app ngân hàng → quét → tự điền sẵn STK, số tiền, nội dung.

Cần đủ 4 thông tin: Ngân hàng + Số tài khoản + Số tiền (>0) + Tên tài khoản. Thiếu trường nào hệ thống sẽ báo cụ thể.
Nút lần đầu hiện "Tạo QR Code thanh toán", sau khi tạo xong đổi thành "Refresh".
Nếu QR không ra → kiểm tra: tên ngân hàng có đúng mã VietQR không (VCB/TCB/MB/ACB/VPB...) — nếu nhập tên dài (như "Ngân hàng TMCP Á Châu") hệ thống tự convert sang mã ngắn.
Bấm vào ảnh QR để phóng to (fancybox).

Có thể chụp ảnh QR gửi cho người nhận qua Zalo/Telegram để họ quét luôn — đỡ phải đọc số tài khoản.

👥 Đối tượng nhận tiền

Chọn loại đối tượng để hệ thống gắn phiếu chi với đúng hồ sơ liên quan:

Loại	Khi dùng	Field hiện ra
Khách hàng	Trả cọc, hoàn tiền, chi phí phát sinh	Tìm đơn hàng → tự fill khách + SĐT
Nhà cung cấp	Mua hàng, dịch vụ vendor	Search NCC → tự fill TK ngân hàng
Nhân viên	Lương, tạm ứng, công tác phí	Dropdown nhân viên
Đối tác	Hoa hồng, chiết khấu cho referrer	Đối tác (manual)
Khác	Không thuộc loại trên (mua VPP, sự kiện...)	Tự gõ tên người nhận

🧾 Hoá đơn VAT

Tick "Có VAT" khi:

Khoản chi này yêu cầu xuất hoá đơn (mua hàng có VAT, dịch vụ có VAT)
Bên nhận sẽ xuất hoá đơn cho công ty (cần đối soát)

Sau khi tick:

Ngày trả hoá đơn — mặc định ngày cuối tháng. Đây là deadline bên nhận phải xuất hoá đơn.
Upload file hoá đơn — khi nhận được hoá đơn, vào sửa phiếu, upload file PDF/ảnh hoá đơn.

Trên danh sách, phiếu có VAT hiện badge VAT + dấu ✅ nếu đã có file hoá đơn, ❌ nếu chưa.

Bộ lọc "Hoá đơn" ở tab PDXC giúp tìm nhanh phiếu nào còn thiếu hoá đơn — kế toán dùng cuối tháng để truy hồi.

📋 Phiếu mẫu định kỳ

Dành cho khoản chi lặp lại hàng tháng: tiền nhà, internet, điện nước, lương tháng cho cộng tác viên...

Tạo mẫu

Khi tạo phiếu, tick "Lưu mẫu thanh toán định kỳ" + nhập tên mẫu (vd "Tiền nhà T05/2026 — kho HCM"). Phiếu lưu là template, không tính vào số liệu chi.

Xem danh sách mẫu

Bấm pill Xem mẫu trên toolbar (hoặc filter "Mẫu thanh toán") — bảng chỉ liệt kê các template.

Clone mẫu → phiếu thật

Mỗi tháng, click vào mẫu → chọn "Dùng mẫu" → modal tạo phiếu hiện ra với mọi field đã điền sẵn. Chỉnh ngày + bấm Lưu.

Hoặc dùng combo: tick "Tạo phiếu cho kỳ tiếp theo" khi lưu — hệ thống tự sinh phiếu mới với ngày bạn chọn.

2 Sửa / Đánh dấu Đã thanh toán

Trên bảng, click vào dòng phiếu → modal sửa mở ra với mọi field đã có.
Cập nhật Trạng thái = "Đã thanh toán" sau khi chuyển khoản thành công.
Upload file chứng từ chuyển khoản (screenshot ngân hàng).
Upload file hoá đơn VAT khi nhận được từ bên nhận.
Phòng KD: khi phiếu đã thanh toán xong, chỉ còn được sửa phần thông tin VAT (mọi field khác khoá).

Không sửa số tiền sau khi đã chuyển Nếu chuyển nhầm, tạo phiếu chi mới (âm) để cấn trừ — không sửa lại phiếu cũ.

🔍 Lọc & tìm kiếm

Toolbar có nhiều bộ lọc:

Bộ lọc	Mô tả
Quick filter	Mặc định / Đến hạn / Sắp đến hạn / Quá hạn / Chưa TT / Mẫu — chọn nhanh nhóm phiếu.
Chọn ngày / tháng	"Chọn ngày" → filter theo từng ngày cụ thể (fDay). "Chọn tháng" → filter theo Năm + Tháng (fMonth).
Loại ngày	Ngày thanh toán / Ngày vận chuyển / Ngày khảo sát — chọn cột thời gian để lọc.
Thời gian (preset)	Hôm nay / Hôm qua / Ngày mai / Tuần này / Tháng này / Tùy chọn... Hiển thị "Ngày đang chọn" dạng Thứ X / DD/MM/YYYY.
Trạng thái	Chưa thanh toán / Đã thanh toán
Nhóm + Loại	Lọc theo nhóm loại thanh toán + loại thanh toán cụ thể.
Mã đơn hàng	Search nhanh theo mã đơn hàng (vd `DV1234`).

Inline badges (bên phải toolbar) hiện số phiếu ở từng nhóm — click vào badge "Đến hạn" / "Quá hạn"... để jump nhanh.

📊 File ngân hàng & Excel

Xuất file ngân hàng (chuyển khoản hàng loạt)

Tick các phiếu cần chuyển → bấm File ngân hàng. Hệ thống xuất file Excel theo template ngân hàng (cột STT / Tên người nhận / Số tiền / STK / Ngân hàng / Nội dung / Tên NH / Tỉnh / Chi nhánh). Upload file này lên Internet Banking để chuyển khoản hàng loạt.

Xuất Excel danh sách

Bấm nút bên phải → xuất toàn bộ phiếu hiện đang lọc ra Excel để báo cáo / lưu trữ.

In danh sách

Bấm nút để in bảng phiếu chi (ẩn filter + actions khi in).

? Câu hỏi thường gặp

Phiếu chi có cần duyệt không?

Phiếu chi thường không cần duyệt — bước duyệt là ở PDXC trước đó. Phiếu chi chỉ ghi nhận thực hiện. Tuy nhiên các khoản lớn vẫn nên có chữ ký GĐ (chữ ký ngoại tuyến).

Tôi nhập số tiền 6000000 nhưng hệ thống hiện 60.00.000?

Hệ thống format theo chuẩn VN (chấm phân cách hàng nghìn). Cứ gõ dãy số → sẽ tự ra "6.000.000 đ". Khi submit chỉ gửi phần số.

Lỡ tạo nhầm phiếu, có xoá được không?

Phiếu Chưa thanh toán có thể xoá. Phiếu Đã thanh toán không xoá — phải tạo phiếu âm để cấn trừ + ghi rõ lý do.

QR Code không hiện?

Hệ thống sẽ liệt kê trường thiếu (Số tiền / Ngân hàng / Tên TK / Số TK). Nếu đủ field nhưng QR vẫn trắng → kiểm tra dropdown "Ngân hàng" có phải mã hợp lệ (ACB/VCB/MB/...) không.

File ngân hàng tải về dùng cho ngân hàng nào?

Template hiện tại cấu trúc chuẩn ACB / VCB (cột STT, Tên, Số tiền, STK, Nội dung, Tên NH...). Các ngân hàng khác có thể cần map cột — kiểm tra với admin IT.

Phiếu chi liên kết với đơn hàng thế nào?

Khi chọn Đối tượng = "Khách hàng", có ô Tìm đơn hàng — search mã đơn → phiếu chi tự gắn vào đơn đó. Vào chi tiết đơn sẽ thấy phiếu chi này trong tab Thanh toán.

Phiếu mẫu có tính vào báo cáo chi?

Không. Template chỉ là khuôn — không có số liệu thực. Khi clone mẫu thành phiếu thật mới được tính.