i Trang này để làm gì?
Trang Lưu kho (/v2/storage) quản lý khách thuê kho gửi đồ của công ty (kho Nguyễn Văn Tạo, Tiền Giang, Trung Sơn): gửi gì, ở đâu, thuê đến bao giờ, đã trả bao nhiêu tiền, đã lấy đồ ra chưa.
Không tạo thêm dữ liệu trùng. Khách lấy từ danh sách khách CRM, phiếu thu ghi thẳng vào phiếu thu của CRM (loại "Chi phí lưu kho"), phiếu chi dùng phiếu chi sẵn có, xe chở hàng là đơn vận chuyển bình thường được liên kết vào.
Mở thẳng 1 đơn:
/v2/storage?id=123 — thông báo nhắc thu tiền cũng mở theo link này.→ Vòng đời 1 đơn lưu kho
Tạo đơn→
Lấy hàng→
Nhập kho→
Xếp vị trí→
Thanh toán→
Xuất kho→
Hoàn tất
Mở 1 đơn sẽ thấy đúng 7 bước này thành thanh tiến trình trên đầu popup — xanh ✓ đã xong, vàng đang làm dở, vòng sáng là bước đang tới. Bấm 1 bước → cuộn tới khối liên quan. Thanh tự tính từ dữ liệu, không phải bấm gì.
A 3 loại trạng thái — tách riêng, đừng nhầm
| Loại | Các giá trị | Ghi chú |
|---|---|---|
| Trạng thái đơn | Nháp → Chờ xác nhận → Chờ nhập kho → Đang lưu kho → (Chờ gia hạn / Xuất kho một phần / Chờ xuất kho) → Đã xuất kho → Hoàn tất · hoặc Đã huỷ | Sắp hết hạn và Quá hạn hệ thống tự tính theo ngày hết hạn |
| Thanh toán | Chưa thanh toán · Một phần · Đủ · Quá hạn thanh toán · Hoàn tiền | Tự tính từ phiếu thu so với số phải thu |
| Kho | Chưa nhập · Đang lưu · Xuất một phần · Xuất hết | Tự tính từ phiếu nhập / xuất |
Ví dụ: đơn có thể Đang lưu kho + Quá hạn thanh toán + Đang lưu cùng lúc — hàng vẫn trong kho nhưng khách trễ tiền.
1 Tạo đơn lưu kho
Mở form
Bấm Tạo đơn lưu kho. Hoặc từ form đơn vận chuyển → ô Lưu kho (cạnh Tháo lắp máy lạnh) → Thêm: đơn lưu kho mới tự điền khách và tự liên kết đơn vận chuyển đó.
Khách hàng
Khách cũ: gõ tên / SĐT / mã để tìm trong CRM. Khách mới: nhập tên + SĐT. Trùng SĐT với khách có sẵn → hệ thống báo và tự gắn vào khách cũ, không tạo trùng.
Kho · vị trí · hàng hoá
Chọn kho, vị trí (khu · tầng · kệ · ô). Thêm từng dòng hàng: tên, số lượng, số kiện, dài × rộng × cao (tự tính m³), kg, tình trạng.
Lưu
Lưu = lưu nháp. Lưu & gửi xác nhận = chờ quản lý xác nhận. Thiếu / sai ô nào → ô đó tô đỏ + chữ đỏ dưới ô, khối đang thu gọn tự mở ra. Mã đơn tự sinh dạng
LK2611-001.2 Thời gian thuê & giá
- Thuê theo ngày / tuần / tháng / quý / năm. Đơn giá điền sẵn theo bảng giá (Cài đặt) — đổi bảng giá sau này không đổi đơn cũ.
- Ngày hết hạn tự tính, tính cả ngày cuối: thuê 3 tháng từ 01/11 → hết hạn 31/01. Bắt đầu 31/01 thuê 1 tháng → 28/02 (29/02 năm nhuận).
Tổng = Số lượng × Đơn giá − Chiết khấu + Phụ phí + VAT
VAT chọn theo từng kỳ (0 / 5 / 8 / 10%), không cố định cho cả đơn
Thuê 3 tháng × 1.500.000 = 4.500.000 + VAT 8% = 4.860.000.
Giá thấp hơn bảng giá hoặc có chiết khấu mà người nhập không phải quản lý → kỳ đó chờ duyệt giá. Còn kỳ chờ duyệt thì chưa xác nhận đơn được.
3 Thu tiền & công nợ
Còn phải thu = (Các kỳ thuê + Khoản thu phát sinh) − (Phiếu thu đã thu − Hoàn tiền)
- Ghi nhận phiếu thu — tạo phiếu thu mới (tiền mặt / chuyển khoản + tài khoản nhận, đính kèm ảnh chuyển khoản). Phiếu ghi thẳng vào phiếu thu của CRM.
- Gắn phiếu thu có sẵn — khách đã chuyển, kế toán đã lập phiếu thu bên CRM → gắn vào đơn.
- Hạn thu kế tiếp: hệ thống xếp các khoản theo hạn, khoản đầu tiên chưa trả đủ là hạn kế tiếp.
- Thu vượt số còn phải thu: chỉ Giám đốc / Kế toán trưởng.
Đơn 5 triệu: thu 2tr + 1tr + 2tr → Đã thu 5tr, còn 0, Đã thanh toán đủ. Thu thêm nữa sẽ bị chặn (trừ Giám đốc / KT trưởng).
4 Gia hạn / điều chỉnh tiền
- Gia hạn — thêm 1 dòng kỳ thuê nối tiếp ngày hết hạn, kỳ cũ giữ nguyên, có hạn thu tiền mới. Không tạo đơn mới.
- Đơn còn Nháp / Chờ xác nhận → chưa có nút Gia hạn: sửa thẳng số lượng / ngày thuê ở khối Thời gian thuê rồi Lưu.
- Điều chỉnh tiền — cộng / trừ 1 khoản (âm = giảm) kèm lý do, vd giảm giá cho khách thân.
- Không xoá dữ liệu tiền: ghi sai thì huỷ dòng (bắt buộc lý do, dòng vẫn hiện gạch ngang) hoặc ghi 1 dòng điều chỉnh.
Thuê 01/11 → 31/01, gia hạn 2 tháng → thêm dòng 01/02 → 31/03.
5 Vận chuyển (lấy hàng / trả hàng)
Khối Vận chuyển & nhập xuất kho có 3 nút:
| Nút | Khi nào dùng |
|---|---|
| Tạo đơn vận chuyển | Tạo nhanh đơn xe (khách, địa chỉ, ngày điền sẵn) rồi tự liên kết. Muốn nhập chi tiết thì bấm ↗ Mở form đơn ở dòng đơn. |
| Tạo bằng form đơn | Mở form đơn đầy đủ ở tab mới (lên lịch, nhân viên, xe, báo giá) — lưu xong tự liên kết vào đơn lưu kho. |
| Liên kết đơn có sẵn | Đơn xe đã tạo từ trước → tìm theo mã / SĐT (mặc định gợi ý SĐT khách) → bấm để gắn. |
Loại vận chuyển: Nhận hàng vào kho · Chuyển giữa các kho · Giao một phần · Xuất toàn bộ trả khách · Khác. Nhiều chuyến xếp theo ngày.
6 Nhập / xuất kho
- Phiếu nhập: ghi số lượng / số kiện từng dòng hàng, kèm ảnh. Nhập lần đầu → đơn thành Đang lưu kho.
- Phiếu xuất: xuất một phần → Xuất kho một phần (đơn không đóng); xuất hết → Đã xuất kho. Xuất quá số còn → bị chặn.
- Chuyển vị trí: đổi khu / kệ / ô trong kho. Điều chỉnh: sửa tồn (bắt buộc lý do).
- Phiếu chọn 1 đơn vận chuyển chưa liên kết → tự liên kết.
- In: thông tin đơn, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu (menu In).
Nhập 100 kiện, xuất 30 → còn 70, đơn ở trạng thái Xuất kho một phần.
7 Chi phí & VAT
- Khoản thu phát sinh — thu thêm ngoài tiền thuê (bốc xếp, đóng gói…): cộng vào phải thu.
- Chi phí — tiền công ty bỏ ra cho đơn (xe, nhân công…): để tính lời / lỗ, không ảnh hưởng khách.
- Hoàn tiền / Gắn phiếu chi có sẵn — kế toán.
- Hoá đơn VAT: ghi trạng thái xuất hoá đơn, số và ngày hoá đơn trên đơn.
8 Ảnh hàng hoá
- Cột trái popup: 6 album mặc định: Hình ảnh khảo sát · Hàng hoá khi nhập kho · Quá trình đóng gói · Sắp xếp trong kho · Hàng hoá khi xuất kho · Bàn giao + tự tạo album.
- Kéo thả nhiều ảnh / PDF vào (tối đa 15 MB / file). Bấm ảnh để xem lớn, ghi chú, thay, tải về, xoá.
- Ảnh lưu tại
uploads/storage/năm/tháng/….
9 Hoàn tất · huỷ · khoá
| Việc | Điều kiện |
|---|---|
| Hoàn tất | Hết hàng trong kho và hết nợ. Còn hàng / còn nợ → chỉ quản lý hoàn tất được, bắt buộc ghi lý do. |
| Huỷ | Chỉ khi không còn hàng trong kho. Đơn đã xác nhận chỉ quản lý huỷ được. |
| Khoá hẳn (chỉ xem / in) | Đơn Đã huỷ, hoặc Hoàn tất VÀ đã thu đủ. |
| Hoàn tất nhưng còn nợ | Không khoá — vẫn ghi phiếu thu, gia hạn (gia hạn thì đơn tự mở lại), xuất nốt hàng. |
10 Nhắc thu tiền & Tổng quan
- Thông báo đẩy lúc 8h và 14h cho người phụ trách + người tạo đơn, theo các mốc trước / sau hạn (mặc định 7, 3, 1 ngày trước · đúng ngày · 1, 3, 7 ngày sau). Mỗi đơn chỉ nhắc mốc gần nhất, không nhắc trùng. Cần bật thông báo ở Tài khoản → Cài đặt.
- Tab Nhắc thu tiền: các cột việc cần xử lý (quá hạn thanh toán, đến hạn hôm nay, sắp hết hạn…). Số đỏ trên tab = số việc gấp.
- Tab Tổng quan: số đơn, doanh thu, còn nợ, sức chứa từng kho, 6 biểu đồ.
- Tab Danh sách: lọc kho / NV / trạng thái / thanh toán / loại thuê / ngày; chip Sắp hết hạn · Quá hạn · Còn nợ · Đến hạn thu hôm nay…; xuất Excel; bấm tiêu đề cột để sắp xếp.
11 Cài đặt (quản lý)
- Kho: tên, địa chỉ, sức chứa (m³ / m² / kiện — chưa nhập thì phần "còn trống" không tính được), người quản lý kho.
- Vị trí: khu · tầng · kệ · ô của từng kho.
- Bảng giá: theo kho + đơn vị thời gian (để trống kho = giá chung).
- Mốc nhắc, số ngày "sắp hết hạn", VAT mặc định và các mức VAT.
★ Ai được làm gì
| Vai | Được làm |
|---|---|
| Kinh doanh / Khảo sát | Tạo đơn, sửa khách / hàng / kỳ thuê, gia hạn, ghi phiếu thu. Chỉ thấy đơn mình phụ trách hoặc mình tạo. |
| Kho | Thấy mọi đơn; sửa hàng hoá, kho, vị trí; nhập / xuất; ảnh; ghi chi phí. |
| Kế toán | Thấy mọi đơn; phiếu thu, chi phí, hoàn tiền, hoá đơn, gắn phiếu chi. KT trưởng được thu vượt / gỡ phiếu thu. |
| Quản lý (admin, Giám đốc, TP Kho, TP Kinh doanh) | Tất cả + xác nhận đơn, duyệt giá, huỷ dòng, hoàn tất ép, cài đặt. |
? Câu hỏi thường gặp
Không thấy nút Gia hạn?
Đơn còn Nháp / Chờ xác nhận — sửa thẳng thời gian thuê. Hoặc đơn đã Hoàn tất + thu đủ / Đã huỷ (đơn bị khoá).
Không xác nhận được đơn?
Còn kỳ thuê chờ duyệt giá (giá thấp hơn bảng giá / có chiết khấu). Quản lý duyệt giá trước.
Ghi nhầm phiếu thu / kỳ thuê thì xoá sao?
Không xoá — huỷ dòng kèm lý do (vẫn hiện gạch ngang để đối chiếu) hoặc ghi điều chỉnh. Phiếu thu gắn nhầm đơn: KT trưởng / quản lý gỡ khỏi đơn.
Khách để đồ quá hạn chưa trả tiền?
Đơn tự hiện Quá hạn + Quá hạn thanh toán, thông báo nhắc theo mốc. Vẫn gia hạn hoặc xuất kho được bình thường.
Đơn lưu kho có hiện ở trang Tài chính không?
Có — phiếu thu / phiếu chi của đơn lưu kho là phiếu CRM bình thường nên tự vào sổ quỹ. Xem hướng dẫn Tài chính.