i Ứng lương là gì?
Ứng lương = xin công ty trả trước một phần tiền lương. Khoản đã ứng sẽ được trừ lại vào kỳ lương sau.
Trên app Nhân viên, ứng lương là một phiếu đề xuất đặc biệt: nội dung đã viết sẵn, chỉ cần nhập số tiền, chọn cách nhận tiền rồi gửi.
Cần có: app Nhân viên đã đăng nhập (chưa cài: xem Cài app Nhân viên). Muốn nhận chuyển khoản thì nên khai sẵn số tài khoản trong hồ sơ để app tự điền.
→ Phiếu đi qua những bước nào
Nháp→
Chờ xác nhận→
Chờ duyệt→
Đã duyệt→
Đã thanh toán
Bị từ chối ở bước nào thì phiếu thành Từ chối kèm lý do.
| Bước | Ai làm | Nghĩa là |
|---|---|---|
| Nháp | Bạn | Đã lưu phiếu nhưng chưa gửi — chưa ai thấy, còn sửa / xoá được. |
| Chờ xác nhận | Người xác nhận | Quản lý trực tiếp xác nhận đúng là bạn cần ứng (vận chuyển / điện lạnh: điều công quản lý đội; tài xế: điều xe). |
| Chờ duyệt | Giám đốc | Ban lãnh đạo xem xét cho ứng hay không. |
| Đã duyệt | Kế toán | Được duyệt, chờ kế toán chi tiền. |
| Đã thanh toán | — | Kế toán đã chuyển / đưa tiền. Khoản ứng được ghi để trừ vào lương. |
1 Mở màn hình Đề xuất
Vào mục Đề xuất
Trang chủ app → thẻ Đề xuất, hoặc menu → Đề xuất · Thanh toán / Ứng lương.
Bấm nút xanh "Tạo Ứng Lương"
Có 2 nút trên cùng: Tạo Ứng Lương (xanh) và Tạo đề xuất (vàng — dùng cho thanh toán chi phí khác). Ứng lương bấm nút xanh.
2 Điền phiếu ứng lương
Form tiêu đề "Tạo đề xuất ứng lương" — đã bỏ bớt các ô không cần (VAT, mã đơn hàng, hoá đơn).
| Ô | Điền gì |
|---|---|
| Nội dung * | Đã có sẵn lời đề nghị ứng lương + cam kết trừ vào kỳ lương. Có thể thêm lý do cần ứng ở cuối (không bắt buộc). |
| Người xác nhận | Đã chọn sẵn theo phòng ban: vận chuyển / điện lạnh → điều công quản lý đội; tài xế → điều xe; phòng khác → người được gán. Đổi được trong 3 nhóm Điều công · Điều xe · Kế toán nếu cần. |
| Số tiền cần ứng (VND) * | Gõ liền số, app tự thêm dấu chấm (vd 2000000 → 2.000.000). |
| Mức ưu tiên | Thấp / Bình thường / Khẩn cấp — cần gấp thì chọn Khẩn cấp. |
| Hình thức TT * | Tiền mặt hoặc Chuyển khoản. Chọn chuyển khoản → app tự điền tên, số tài khoản, ngân hàng của bạn (nếu đã khai trong hồ sơ). |
| Ngày thanh toán * | Ngày mong muốn nhận tiền — mặc định hôm nay. |
| Người nhận · Số TK · Ngân hàng | Chỉ khi chuyển khoản. Kiểm tra lại cho đúng — sai số tài khoản là chuyển nhầm. Số TK chỉ gồm số, dấu cách, dấu "-". |
| Ghi chú | Thêm thông tin nếu có. |
| Tệp đính kèm | Không bắt buộc — đính kèm giấy tờ nếu được yêu cầu. |
Bấm Lưu → phiếu ở trạng thái Nháp, chưa gửi điThiếu / sai ô nào thì ô đó báo đỏ và app tự cuộn tới ô đó. Lưu xong nhớ làm tiếp bước 3.
3 Gửi xác nhận — bước hay bị quên
Phiếu Nháp chưa ai nhận được. Phải bấm Gửi xác nhận thì người xác nhận mới thấy và xử lý.
- Trong danh sách, tìm phiếu ứng lương vừa tạo (trạng thái Nháp).
- Bấm Gửi xác nhận ngay trên dòng, hoặc mở phiếu → Gửi xác nhận → đồng ý.
- Phiếu chuyển sang Chờ xác nhận.
4 Theo dõi phiếu
- Màn hình Đề xuất có ô tổng hợp theo trạng thái và danh sách phiếu — trạng thái tô màu để nhìn nhanh.
- Bấm vào phiếu để xem chi tiết: số tiền, người xác nhận, ngày, lịch sử xử lý, tệp đính kèm.
- Còn Nháp: sửa hoặc xoá thoải mái. Đã gửi rồi muốn sửa: báo người xác nhận / kế toán.
- Bị Từ chối: mở phiếu xem lý do, điều chỉnh rồi tạo phiếu mới nếu cần.
5 Khoản ứng được trừ vào lương thế nào?
- Khi kế toán chi tiền (phiếu Đã thanh toán), hệ thống ghi một khoản ứng lương đứng tên bạn kèm kỳ trả.
- Đến kỳ lương đó, số đã ứng được trừ vào lương thực nhận. Ứng nhiều lần thì trừ cộng dồn.
- Muốn chia trả nhiều kỳ: ghi rõ vào Ghi chú khi tạo phiếu để kế toán sắp kỳ trả.
Ví dụ: ứng 2.000.000 ngày 05/11, kỳ trả là lương tháng 11 → lương tháng 11 thực nhận giảm 2.000.000.
? Câu hỏi thường gặp
Tạo xong mà lâu không thấy ai duyệt?
Kiểm tra phiếu có còn Nháp không — nếu còn là chưa bấm Gửi xác nhận.
Người xác nhận chọn sẵn không đúng người?
Đổi trong ô Người xác nhận (nhóm Điều công / Điều xe / Kế toán) trước khi lưu. Đội của bạn chưa gán điều công quản lý thì báo điều hành / HR cập nhật.
Chọn chuyển khoản nhưng không tự điền số tài khoản?
Hồ sơ của bạn chưa có thông tin ngân hàng — tự nhập tay, hoặc nhờ HR cập nhật hồ sơ để lần sau tự điền.
Phiếu ứng lương khác phiếu "Tạo đề xuất" vàng thế nào?
Phiếu vàng dùng để xin thanh toán chi phí công việc (mua đồ, xăng xe…) — có VAT, mã đơn, hoá đơn. Phiếu ứng lương là tiền lương của bạn, được trừ lại vào lương.
Gửi nhầm số tiền?
Còn Nháp thì sửa. Đã gửi thì báo người xác nhận từ chối, rồi tạo phiếu mới đúng số.