i Module này để làm gì?
Ghi nhận vi phạm của nhân viên bằng biên bản điện tử thay giấy: người có quyền lập biên bản, nhân viên vào giải trình + cam kết (= ký tên), trưởng bộ phận duyệt — tất cả lưu vết (ai, lúc nào, IP), in được như văn bản hành chính.
Các trang: /violations (danh sách) · /violations/detail?id= (tờ đơn) · /violations/config (cấu hình — chỉ người duyệt/admin).
Có 2 thể thức, tùy mức phạt cấu hình cho lần vi phạm:
| Thể thức | Khi nào | Nhân viên phải làm |
|---|---|---|
| Nhắc nhở (Cảnh cáo / Cảnh cáo sắp khóa) |
thường là lần 1, lần 2 | Bấm 1 nút XÁC NHẬN ĐÃ BIẾT — xong ngay, không cần duyệt |
| Biên bản đầy đủ (Khóa) |
lần cuối theo cấu hình | Giải trình + hướng giải quyết + cam kết → chờ duyệt; tài khoản bị khóa tới khi duyệt + mở khóa |
1 Ai được làm gì?
| Vai trò | Quyền |
|---|---|
| Nhân viên (mọi user) | Xem biên bản của mình (tab Của tôi), giải trình, up hình chứng minh, ký cam kết, chọn người làm chứng |
| Người làm chứng (NV được chọn) | Đọc giải trình → bấm XÁC NHẬN LÀM CHỨNG (kèm ý kiến nếu muốn) |
| Người duyệt (thêm ở Cấu hình → Người duyệt) | Lập biên bản tay, xem tab Chờ tôi duyệt + Tất cả, Duyệt / Từ chối, mở khóa, vào trang cấu hình |
| Admin / Super admin | Như người duyệt + Hủy biên bản |
Không thấy nút = không có quyền. Hệ thống tự ẩn theo tài khoản đăng nhập.
2 Trạng thái biên bản
Nháp→
Đã gửi→
Chờ duyệt→
Đã duyệt→
Đã xử lý
Chờ duyệt→
Từ chối duyệt→ NV giải trình lại →
Chờ duyệt
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Nháp | Người lập mới tạo tay, chưa gửi — nhân viên chưa thấy |
| Đã gửi | Nhân viên đã nhận, đang chờ nhân viên giải trình / xác nhận |
| Chờ duyệt | Nhân viên đã gửi giải trình + cam kết — chờ trưởng bộ phận |
| Đã duyệt | Trưởng BP đã duyệt (biên bản khóa: chờ mở khóa tài khoản) |
| Đã xử lý | Hoàn tất (nhắc nhở đã xác nhận, hoặc đã duyệt + mở khóa xong) |
| Từ chối duyệt | Trưởng BP trả về — nhân viên đọc lý do (banner đỏ) và giải trình lại |
| Đã hủy | Admin hủy (có lý do, lưu audit) |
3 Người duyệt — lập biên bản tay
1
Vào /violations → bấm Lập biên bản
Nút chỉ hiện với người duyệt/admin.
2
Chọn nhân viên + lỗi vi phạm
Danh mục lỗi mã
VLxxx — chỉ hiện lỗi đang Kích hoạt. Nhập mô tả bằng chứng, mã đơn liên quan (nếu có), up file bằng chứng.3
Hệ thống tự tính lần vi phạm + mức phạt
Tự đếm lần vi phạm thứ N trong cửa sổ thời gian và áp mức phạt theo cấu hình → sinh mã biên bản
BB + ngày + số thứ tự (ví dụ BB26082601 = biên bản 01 ngày 26/08/2026).4
Kiểm tra bản Nháp rồi bấm Gửi nhân viên
Sau khi gửi, nhân viên nhận thông báo và thấy biên bản trong tab Của tôi.
4 Nhân viên — nhận và hoàn chỉnh biên bản
Mở từ thông báo hoặc tab Của tôi → trang tờ đơn gồm 4 phần:
| Phần | Nội dung |
|---|---|
| A. Thông tin có sẵn (hệ thống tự điền, chỉ đọc) |
Nhân viên, lỗi, số lần vi phạm, đơn liên quan (bấm mã DV mở đơn), bằng chứng của người lập. |
| B. Phần nhân viên điền |
|
| C. Cam kết = ký tên | Đọc nội dung cam kết (đã điền sẵn tên, lỗi, số lần...), tick 2 ô "Tôi đã đọc và hiểu" + "Tôi cam kết không tái phạm". |
| D. Gửi | Bấm GỬI DUYỆT BIÊN BẢN. |
Sau khi gửi sẽ không sửa được giải trình/cam kết.
Hệ thống lưu tên + thời điểm + IP làm chữ ký.
Với nhắc nhở (warn): chỉ có 1 nút XÁC NHẬN ĐÃ BIẾT — bấm là chuyển
Đã xử lý. Nhắc "Cảnh cáo sắp khóa" có thêm dòng đỏ: lần tới sẽ khóa tài khoản.
Nếu bị Từ chối duyệt: mở lại biên bản, đọc lý do ở banner đỏ, sửa giải trình rồi gửi lại.
5 Người làm chứng
Được chọn làm chứng → nhận thông báo → mở biên bản → đọc phần giải trình → bấm XÁC NHẬN LÀM CHỨNG (nhập ý kiến nếu muốn). Chữ ký làm chứng (tên + giờ + IP) hiện trên tờ đơn.
Không bắt buộc phải có chữ ký làm chứng thì mới duyệt được — trưởng BP tự cân nhắc.
6 Trưởng bộ phận — duyệt
Tab Chờ tôi duyệt → mở biên bản → đọc giải trình + hình + chữ ký làm chứng, rồi:
Duyệt
Biên bản sang Đã duyệt/Đã xử lý;
nếu mức phạt là Khóa thì tài khoản NV bị khóa — cần người có quyền bấm Mở khóa (nhập lý do) sau khi xử lý xong.
Từ chối (trả về NV)
Bắt nhập lý do; biên bản quay về cho NV giải trình lại
(không đóng chết biên bản — tránh kẹt khi NV đang bị khóa).
7 Cấu hình /violations/config (người duyệt/admin)
| Tab | Nội dung |
|---|---|
| 1. Lỗi vi phạm | Thêm lỗi mới — hệ thống tự cấp mã VL001, VL002… (không sửa được); chọn bộ phận áp dụng;
công tắc Kích hoạt tắt/mở từng lỗi (tắt = ngừng quét + chặn lập tay, biên bản cũ giữ nguyên).
Trong mỗi lỗi cấu hình Mức phạt theo lần: lần 1/2/3… → Cảnh cáo / Cảnh cáo sắp khóa / Khóa,
kèm cửa sổ đếm (tuần/tháng/quý…) + cam kết áp dụng. |
| 2. Cam kết | Soạn mẫu nội dung, hỗ trợ biến {HO_TEN} {MA_NHAN_VIEN} {TEN_LOI}
{BO_PHAN} {SO_LAN_VI_PHAM} {NGAY_VI_PHAM} — hệ thống tự thay khi lập biên bản. |
| 3. Người duyệt | Thêm theo người cụ thể hoặc theo chức vụ + bộ phận. Ai trong danh sách này đồng thời được lập biên bản tay. |
Đổi cấu hình không ảnh hưởng biên bản đã lập — mỗi biên bản đóng băng cấu hình tại thời điểm lập.
8 Câu hỏi thường gặp
Tôi không đồng ý với biên bản thì sao?
Viết ý kiến vào ô Giải trình lý do rồi vẫn gửi duyệt — trưởng BP sẽ đọc và quyết định;
từ chối duyệt nghĩa là biên bản cần làm rõ lại, không phải xóa.
Bấm nhầm 2 lần có sao không?
Không — mọi nút xác nhận/duyệt chỉ có tác dụng 1 lần.
Sửa được biên bản đã gửi không?
Không. Mọi thao tác đều ghi audit log, không xóa được.
In biên bản?
Nút In trên trang tờ đơn — trình bày như văn bản hành chính.
9 Sắp ra mắt (các phase sau)
| Tính năng | Mô tả |
|---|---|
| Quét tự động | Hệ thống tự lập biên bản từ dữ liệu sẵn có (đơn chưa cập nhật trạng thái, đơn lỗ, chưa thu tiền, thiếu hình nghiệm thu, khách chấm sao thấp...) — quét 5h00 + 12h15. |
| Khóa màn hình | Tài khoản bị khóa chỉ thao tác được trên biên bản cho tới khi duyệt + mở khóa. |
| App nhân viên | emp.vietnammoving.com — NV vận chuyển/tài xế/máy lạnh nhận biên bản trên app. |
| Thống kê vi phạm | Dashboard theo bộ phận / lỗi / nhân viên, xuất Excel. |