i Module này để làm gì?
Ghi nhận vi phạm của nhân viên bằng biên bản điện tử thay giấy: người có quyền lập biên bản, nhân viên vào giải trình + cam kết (= ký tên), trưởng bộ phận duyệt — tất cả lưu vết (ai, lúc nào, IP), in được như văn bản hành chính.
Các trang: /violations (danh sách) · /violations/detail?id= (tờ đơn) · /violations/config (cấu hình — chỉ người duyệt/admin).
Có 2 thể thức, tùy mức phạt cấu hình cho lần vi phạm:
| Thể thức | Khi nào | Nhân viên phải làm |
|---|---|---|
| Nhắc nhở (Cảnh cáo / Cảnh cáo sắp khóa) |
thường là lần 1, lần 2 | Bấm 1 nút XÁC NHẬN ĐÃ BIẾT — xong ngay, không cần duyệt |
| Biên bản đầy đủ (Khóa) |
lần cuối theo cấu hình | Giải trình + hướng giải quyết + cam kết → chờ duyệt; tài khoản bị khóa tới khi duyệt + mở khóa |
1 Ai được làm gì?
| Vai trò | Quyền |
|---|---|
| Nhân viên (mọi user) | Xem biên bản của mình (tab Của tôi), giải trình, up hình chứng minh, ký cam kết, chọn người làm chứng |
| Người làm chứng (NV được chọn) | Đọc giải trình → bấm XÁC NHẬN LÀM CHỨNG (kèm ý kiến nếu muốn) |
| Người duyệt (thêm ở Cấu hình → Người duyệt) | Lập biên bản tay, xem tab Chờ tôi duyệt + Tất cả, Duyệt / Từ chối, mở khóa, vào trang cấu hình |
| Admin / Super admin | Như người duyệt + Hủy biên bản |
Không thấy nút = không có quyền. Hệ thống tự ẩn theo tài khoản đăng nhập.
2 Trạng thái biên bản
Nháp→
Đã gửi→
Chờ duyệt→
Đã duyệt→
Đã xử lý
Chờ duyệt→
Từ chối duyệt→ NV giải trình lại →
Chờ duyệt
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Nháp | Người lập mới tạo tay, chưa gửi — nhân viên chưa thấy |
| Đã gửi | Nhân viên đã nhận, đang chờ nhân viên giải trình / xác nhận |
| Chờ duyệt | Nhân viên đã gửi giải trình + cam kết — chờ trưởng bộ phận |
| Đã duyệt | Trưởng BP đã duyệt (biên bản khóa: chờ mở khóa tài khoản) |
| Đã xử lý | Hoàn tất (nhắc nhở đã xác nhận, hoặc đã duyệt + mở khóa xong) |
| Từ chối duyệt | Trưởng BP trả về — nhân viên đọc lý do (banner đỏ) và giải trình lại |
| Đã hủy | Admin hủy (có lý do, lưu audit) |
3 Người duyệt — lập biên bản tay
1
Vào /violations → bấm Lập biên bản
Nút chỉ hiện với người duyệt/admin.
2
Chọn nhân viên + lỗi vi phạm
Danh mục lỗi mã
VLxxx — chỉ hiện lỗi đang Kích hoạt. Nhập mô tả bằng chứng, mã đơn liên quan (nếu có), up file bằng chứng.3
Hệ thống tự tính lần vi phạm + mức phạt
Tự đếm lần vi phạm thứ N trong cửa sổ thời gian và áp mức phạt theo cấu hình → sinh mã biên bản
BB + ngày + số thứ tự (ví dụ BB26082601 = biên bản 01 ngày 26/08/2026).4
Kiểm tra bản Nháp rồi bấm Gửi nhân viên
Sau khi gửi, nhân viên nhận thông báo và thấy biên bản trong tab Của tôi.
4 Nhân viên — nhận và hoàn chỉnh biên bản
Mở từ thông báo hoặc tab Của tôi → trang tờ đơn gồm 4 phần:
| Phần | Nội dung |
|---|---|
| A. Thông tin có sẵn (hệ thống tự điền, chỉ đọc) |
Nhân viên, lỗi, số lần vi phạm, đơn liên quan (bấm mã DV mở đơn), bằng chứng của người lập. |
| B. Phần nhân viên điền |
|
| C. Cam kết = ký tên | Đọc nội dung cam kết (đã điền sẵn tên, lỗi, số lần...), tick 2 ô "Tôi đã đọc và hiểu" + "Tôi cam kết không tái phạm". |
| D. Gửi | Bấm GỬI DUYỆT BIÊN BẢN. |
Sau khi gửi sẽ không sửa được giải trình/cam kết.
Hệ thống lưu tên + thời điểm + IP làm chữ ký.
Với nhắc nhở (warn): chỉ có 1 nút XÁC NHẬN ĐÃ BIẾT — bấm là chuyển
Đã xử lý. Nhắc "Cảnh cáo sắp khóa" có thêm dòng đỏ: lần tới sẽ khóa tài khoản.
Nếu bị Từ chối duyệt: mở lại biên bản, đọc lý do ở banner đỏ, sửa giải trình rồi gửi lại.
5 Người làm chứng
Được chọn làm chứng → nhận thông báo → mở biên bản → đọc phần giải trình → bấm XÁC NHẬN LÀM CHỨNG (nhập ý kiến nếu muốn). Chữ ký làm chứng (tên + giờ + IP) hiện trên tờ đơn.
Không bắt buộc phải có chữ ký làm chứng thì mới duyệt được — trưởng BP tự cân nhắc.
6 Trưởng bộ phận — duyệt
Tab Chờ tôi duyệt → mở biên bản → đọc giải trình + hình + chữ ký làm chứng, rồi:
Duyệt
Biên bản sang Đã duyệt/Đã xử lý;
nếu mức phạt là Khóa thì tài khoản NV bị khóa — cần người có quyền bấm Mở khóa (nhập lý do) sau khi xử lý xong.
Từ chối (trả về NV)
Bắt nhập lý do; biên bản quay về cho NV giải trình lại
(không đóng chết biên bản — tránh kẹt khi NV đang bị khóa).
7 Cấu hình /violations/config (người duyệt/admin)
| Tab | Nội dung |
|---|---|
| 1. Lỗi vi phạm | Thêm lỗi mới — hệ thống tự cấp mã VL001, VL002… (không sửa được); chọn bộ phận áp dụng;
công tắc Kích hoạt tắt/mở từng lỗi (tắt = ngừng quét + chặn lập tay, biên bản cũ giữ nguyên).
Trong mỗi lỗi cấu hình Mức phạt theo lần: lần 1/2/3… → Cảnh cáo / Cảnh cáo sắp khóa / Khóa,
kèm cửa sổ đếm (tuần/tháng/quý…) + cam kết áp dụng.
Ô Bắt đầu tính từ ngày (lỗi quét tự động): máy bỏ qua mọi đơn / đánh giá trước ngày này —
đặt ngày bắt đầu áp dụng để không phạt ngược dữ liệu cũ; để trống = không giới hạn. |
| 2. Cam kết | Soạn mẫu nội dung, hỗ trợ biến {HO_TEN} {MA_NHAN_VIEN} {TEN_LOI}
{BO_PHAN} {SO_LAN_VI_PHAM} {NGAY_VI_PHAM} — hệ thống tự thay khi lập biên bản. |
| 3. Người duyệt | Thêm theo người cụ thể hoặc theo chức vụ + bộ phận. Ai trong danh sách này đồng thời được lập biên bản tay. |
Đổi cấu hình không ảnh hưởng biên bản đã lập — mỗi biên bản đóng băng cấu hình tại thời điểm lập.
8 Quét tự động (đang chạy)
Máy tự lập biên bản từ dữ liệu sẵn có, 3 lượt/ngày lúc 5h00, 12h30 và 19h00. Biên bản gửi thẳng cho nhân viên, người lập ghi là Hệ thống. Mỗi lỗi chỉ quét khi bật Kích hoạt và có điền Detector key; máy bỏ qua dữ liệu trước ngày Bắt đầu tính từ.
| Detector key | Lỗi | Ai bị lập | Điều kiện |
|---|---|---|---|
dh-order-not-done |
Đơn đã thanh toán đủ nhưng chưa cập nhật Hoàn tất | Điều hành + lead vận chuyển của đơn | Đơn đã lên lịch, ngày chuyển đã qua, thanh toán = Đã thanh toán, trạng thái đơn chưa "Xong". Bỏ qua đơn có sự cố. Mỗi ngày còn tồn tính 1 lần vi phạm. |
workimage-missing |
Chưa up hình nghiệm thu | Cả đội vận chuyển + tài xế | Đơn chuyển xong quá 1 ngày chưa có hình nào. |
cskh-rating-low |
CSKH chấm 1–3 sao | Đội vận chuyển của đơn | Phiếu chăm sóc chấm ≤ 3 sao. |
customer-rating-low |
Khách chấm sao thấp | NV bị khách chấm thấp | Khách gửi đánh giá qua link ≤ 3 sao. |
Không lập trùng — chạy lại nhiều lần vẫn ra đúng 1 biên bản cho mỗi trường hợp.
Mỗi lượt tối đa 30 biên bản cho một lỗi, phần còn lại tự chuyển sang lượt sau.
Người duyệt/admin có thể bấm quét ngay thay vì chờ tới giờ.
9 Tab Thống kê
Tab Thống kê trên trang biên bản tổng hợp theo kỳ ngày tự chọn, mặc định 30 ngày gần nhất. Phạm vi dữ liệu tự theo vai trò: giám đốc và admin xem toàn công ty, trưởng phòng xem cả phòng, nhân viên xem của mình.
| Khối | Nội dung |
|---|---|
| Thẻ tổng quan | Tổng biên bản, nhắc nhở, cảnh cáo, khóa tài khoản, đang chờ nhân viên xác nhận, số biên bản máy tự lập. |
| Theo nhân viên | Mỗi người bao nhiêu nhắc nhở, cảnh cáo, khóa tài khoản, còn mấy biên bản chưa xác nhận, ngày vi phạm gần nhất. |
| Theo lỗi / bộ phận | Đếm biên bản và số lần khóa tài khoản. |
| Chi tiết biên bản | Mã biên bản, nhân viên, lỗi, lần thứ mấy, mức, đơn liên quan bấm mở được, người lập, ngày lập, thời gian xác nhận kèm tên người xác nhận, trạng thái. |
| Xuất Excel | File 2 sheet: theo nhân viên và chi tiết biên bản. |
Biên bản máy quét ghi người lập là "Hệ thống" và có nhãn riêng trong bảng chi tiết,
để phân biệt với biên bản người lập tay.
10 Câu hỏi thường gặp
Tôi không đồng ý với biên bản thì sao?
Viết ý kiến vào ô Giải trình lý do rồi vẫn gửi duyệt — trưởng BP sẽ đọc và quyết định;
từ chối duyệt nghĩa là biên bản cần làm rõ lại, không phải xóa.
Bấm nhầm 2 lần có sao không?
Không — mọi nút xác nhận/duyệt chỉ có tác dụng 1 lần.
Sửa được biên bản đã gửi không?
Không. Mọi thao tác đều ghi audit log, không xóa được.
In biên bản?
Nút In trên trang tờ đơn — trình bày như văn bản hành chính.
11 Sắp ra mắt (các phase sau)
| Tính năng | Mô tả |
|---|---|
| Detector đợt 2 | Đơn lỗ, chưa thu tiền cọc/công nợ, sai phụ liệu, thông tin xuất hóa đơn sai. |
| Khóa màn hình | Tài khoản bị khóa chỉ thao tác được trên biên bản cho tới khi duyệt + mở khóa. |
| App nhân viên | emp.vietnammoving.com — NV vận chuyển/tài xế/máy lạnh nhận biên bản trên app. |
| Widget dashboard | Đưa số liệu vi phạm lên trang tổng quan công ty. |